Alt 16 - Treoirleabhar

Aguisín 2 Aguisín 2: LEORDHÓTHANACHT AN CHUARDAIGH – TREOIRLÍNTE

Tarlaíonn sé ó am go ham go ndiúltaítear rochtain ar an mbonn nach bhfuil taifid den sórt ann nó nach féidir teacht orthu. Is é cuspóir na dtreoirlínte a leanas:

ról an Choimisinéara Faisnéise a mhíniú i gcásanna den sórt,
na bearta a theastaíonn chun athbhreithniú ceart a dhéanamh a leagan amach
bunús bhreitheanna an Choimisinéara sa réimse seo a mhíniú agus treoir a thabhairt conas mar ba cheart breitheanna den sórt a dhréachtú.

Ní chlúdaíonn na treoirlínte seo ach taifid chruachóipe amháin. Is féidir go n-ardófaí ceisteanna maidir le polasaí an chomhlachta phoiblí ar bhainistíocht faisnéise leictreonaí, lena n-áirítear nithe mar chearta eagarthóra, slándáil sonraí, nósanna imeachta cúltaca, stóráil sheachtrach murar féidir teacht ar thaifead leictreonach.

Ról an Choimisinéara Faisnéise

Caithfear a bheith soiléir ón tús nach é feidhm an Choimisinéara, go hiondúil, taifid a chuardach. Is é ról an Choimisinéara athbhreithniú a dhéanamh ar bhreith an chomhlachta phoiblí diúltú géilleadh do rochtain ar an gcúinse nach raibh taifead den sórt ann nó nárbh fhéidir teacht ar an taifead tar éis gach beart réasúnach a ghlacadh chun teacht ar na taifid. Is éard is ciall leis seo, mar aon le haon athbhreithniú eile, nach mór don Choimisinéir féachaint don fhianaise atá ar fáil don déantóir cinntí agus an réasúnaíocht a d’úsáid an déantóir cinntí agus an bhreith á cinneadh aige/aici. Léirítear san fhianaise atá le fáil sna cásanna "cuardaigh" na bearta a glacadh chun na taifid a chuardach chomh maith le fianaise ilghnéitheach eile faoi chleachtais bhainistíocht taifead an chomhlachta phoiblí ar an mbonn ar chinn an déantóir cinntí go raibh na bearta a glacadh chun na taifid a chuardach, réasúnach.

Is é ról an Choimisinéara cinneadh a dhéanamh ar fhéach an déantóir cinntí don fhianaise iomchuí uile agus, má rinne, an raibh an ceart aige/aici sa bhreith a chinn sé/sí nach bhfuil taifead den sórt ann nó nach féidir teacht ar an taifead tar éis gach beart réasúnach a ghlacadh chun teacht ar an taifead.

Cheadaigh An Breitheamh Quirke tuiscint an Choimisinéara ar a ról i gcásanna den sórt i gcás a bhí san Ard-Chúirt Matthew Ryan and Kathleen Ryan and the Information Commissioner (2002 No. 18 M.C.A.) nuair a dúirt sé:

"I am satisfied also that the respondent's [an Choimisinéara] understanding of his role, as outlined in evidence, was correct in that he was not required to search for records but was required rather to review the decision of the Department and in doing so to have regard to the evidence which was available to the decision-maker and to the reasoning used by the decision-maker in arriving or failing to arrive at a decision."

I gcásanna den sórt ní mór don Choimisinéir:

an fhianaise a bhí ar fáil don déantóir cinntí a fháil amach,
a fháil amach ar leor, de réir fhorais an cháis, don déantóir cinntí a bheith ag brath ar an bhfianaise úd nó ar cheart go lorgófaí fianaise bhreise áirithe, agus
cinneadh a dhéanamh, bunaithe ar an bhfianaise a bhí ar fáil dó/di, go raibh an ceart ag an déantóir cinntí an cinneadh a dhéanamh nach raibh taifid den sórt ann nó nárbh fhéidir teacht orthu tar éis gach beart réasúnach a ghlacadh chun teacht ar an taifead.

Is cóir a thabhairt faoi deara gur féidir agóid a dhéanamh san Ard-Chúirt agus sa Chúirt Uachtarach mar phonc dlí maidir le cinneadh an Choimisinéara cinneadh an chomhlachta phoiblí gur cheart diúltú do rochtain ar an bhforas go bhfuil feidhm ag alt 10(1)(a) maidir leis, a dhearbhascadh. Tá sé ríthábhachtach, sna cúinsí seo, go ndearbhódh imscrúdaitheoirí ar fhéach an déantóir cinntí do gach fianaise iomchuí agus an raibh na conclúidí a bhí bunaithe ar an bhfianaise sin dlisteanach.

Nósanna Imeachta maidir le cásanna "cuardaigh"

Ba chóir míniú a thabhairt do na comhlachtaí poiblí ar ról an Choimisinéara i gcás den sórt agus ar mar a shíltear ceanglais na hOifige a bheith. Is cóir a chur i gcuimhne do chomhlachtaí poiblí, nuair is cuí, go bhfuil cead ag foireann Oifig an Choimisinéara cuairt a thabhairt ar a nOifigí chun nádúr agus fairsinge an chuardaigh a rinneadh a mheas agus/nó a gcleachtais ar bhainistíocht taifead a scrúdú. Is deacair a bheith dearfa faoi na ceanglais seo de bharr, tar éis athbhreithniú a dhéanamh ar an bhfianaise a bhí ar fáil ag an déantóir cinntí, go bhféadfaí cinneadh a dhéanamh go bhfuil a thuilleadh míniúchán de dhíth. Tá sé tábhachtach go dtuigfeadh comhlachtaí poiblí go bhfuil sé mar onus orthusan an Coimisinéir a shásamh gur glacadh gach beart réasúnach agus, mura bhfuil an Coimisinéir sásta, beidh sé/sí ag iarraidh go nglacfaí a thuilleadh beart.

Níor cheart, ag an am céanna, go dtabharfaí le tuiscint do na comhlachtaí poiblí go mbeidh bearta breise de dhíth ar an gCoimisinéir i ngach cás nach féidir teacht ar thaifid nó go leanfaidh an Coimisinéir de bheith ag iarraidh a thuilleadh cuardaigh go dtí go dtagtar ar na taifid. Sin mar go bhfuil sé indéanta – agus tá sé tuigthe go soiléir san Acht – go bhféadfadh go mbeadh taifid den sórt ann ach nach bhféadfaí teacht orthu tar éis gach beart réasúnach a ghlacadh chun teacht ar na taifid.

De ghnáth beidh ar an gCoimisinéir mar chuid den athbhreithniú i gcásanna den sórt:

(1) Cleachtais bhainistíocht taifead an chomhlachta phoiblí a fháil amach mar go mbaineann siad leis an taifead nó leis na taifid atá i gceist.

Dá bhrí sin is féidir go mbeidh sé riachtanach a bheith ar an eolas faoi nithe mar iad seo a leanas:

conas agus cén uair a cruthaíodh agus a fuarthas taifid den chineál atá i gceist,
conas mar a úsáidtear nó a úsáideadh taifid den sórt,
céard iad na rannóga sa chomhlacht poiblí a rachadh i mbun taifid den sórt,
cén áit a gcoinnítear nó a gcoinnítí na taifid agus iad in úsáid go gníomhach,
más rud é gur comhaid "dhíomhaoine" iad (.i. comhaid nach n-úsáidtear a thuilleadh) cé atá freagrach astu,
má tá clár comhad ann agus má tá, céard a thaispeánann sé,
gá aghaidh a thabhairt ar ábhar an chomhaid áirithe sin. Ag brath, áfach, ar imthosca an cháis, má chinntear nach féidir teacht ar aon taifead ar bith eile d’fhéadfadh go ndéanfadh sé sin cúis. cleachtas an chomhlachta phoiblí maidir le scrios na dtaifead.

Is éard atá á lorg anseo ná faisnéis faoi chleachtais bhainistíocht taifead an chomhlachta phoiblí sa mhéid go bhfuil na cleachtais sin iomchuí. Braithfidh an méid sonraí a bheidh de dhíth ar na cineálacha taifead a bheadh á lorg. Ní iondúil go mbíonn cur síos uileghabhálach ar chleachtais bhainistíocht taifead an chomhlachta phoiblí de dhíth agus ní iondúil go mbíonn sé úsáideach.

(2) A fháil amach céard iad na bearta a glacadh chun an taifead (na taifid) a fháil.

Is cóir mionsonrú a thabhairt ar na bearta a ghlac an comhlacht poiblí lena n-áirítear, conas agus cé a rinne agus céard iad na taifid a cuardaíodh, i ndáiríre. Mar shampla, ní leor a fháil amach gur scaipeadh ríomhphost nó meabhrán ginearálta, fiú má d’fhreagair gach duine a fuair é, é. Ní mór a fháil amach céard a rinne na daoine sin a fuair an ríomhphost nó an meabhrán. Cuid den deacracht a bhaineann leis seo ná gur glacadh gach beart réasúnach ach nár choinnigh an comhlacht poiblí taifead beacht ar na bearta. Ní iondúil go dtarlaíonn sé sin, mar shampla, nuair a scaipeann an comhlacht poiblí foirm (ríomhphost nó cóipchrua, de réir mar is cuí), agus go mbíonn sé de dhualgas ar an té a fhaigheann é é a sheoladh ar ais ag deimhniú go bhfuil sé/sí tar éis na réimsí uile atá faoina chúram/faoina cúram a chuardach (ag tabhairt sonraí faoi mar a chuaigh sé/sí i mbun an chuardaigh) agus nach dtángthas ar an gcomhad (na comhaid)/an taifead (na taifid).

(3) Cinneadh a dhéanamh i bhfianaise (1) agus (2) thuas ar ar glacadh gach beart réasúnach.

Bíonn feidhmiú breithe de dhíth agus cinneadh á dhéanamh ar ar glacadh gach beart réasúnach agus is cóir gach cás a mheas de bhua fiúntais. Tagarmharc amháin atá úsáideach is ea a fháil amach céard iad na bearta breise, más ann dóibh, a ghlacfadh an comhlacht poiblí dá mbeadh air an taifead a fháil go práinneach d’oifigeach sinsearach mar Ard-Rúnaí nó Príomh-Oifigeach Feidhmiúcháin.

Tagarmharc úsáideach eile is ea a mheas an ndearnadh cuardach ar láithreacha eile ina mbeadh an taifead coinnithe in ionad áiteanna inar cheart an taifead a bheith coinnithe. An pointe atá á dhéanamh anseo ná gur minic a tharlaíonn sé go gcuirtear comhad sa chomhad mícheart nó san áit mhícheart. Dá bharr seo má dhírigh an comhlacht poiblí a chuardach ar na háiteanna ar cheart do na taifid a bheith ní féidir a rá gur ghlac sé gach beart réasúnach. Baineann an dá shampla seo a leanas le comhaid iomlána, ach is féidir bearta cosúla a chruthú i gcomhair taifid aonaracha, ag brath ar an gcineál taifead atá á chuardach. Tabhair san áireamh go bhféadfaí comhad a chur san áit chontráilte ( .i. curtha san ord mícheart i sraith comhad atá curtha in ord a ainm nó a uimhreach. Is gnáth-tharlúint é comhad a chur san áit chontráilte ach tá teicnící ag coimeádaithe taifead atá cleachtach ar thaifid den sórt a fháil mar shampla nuair a chomhdaítear de réir uimhreach féach ar leath dhosaen comhad gach aon taobh den uimhir, féach ar uimhreacha tras-suite, digit fágtha ar lár agus araile. Is féidir go mbeadh sé riachtanach fianaise a fháil ón gcoimeádaí taifead.

A mheabhrú ar cuireadh an comhad san áit chontráilte (.i. curtha le comhad eile nach mbaineann leis nó comhdaithe sa tsraith iomlán mhícheart). Arís, má tá duine ann a bhfuil freagracht iomlán na gcomhad air beidh a fhios aige faoi na gnáthchúiseanna ina dtéann comhaid "amú" agus b’fhéidir go mbeadh sé ábalta bealaí breise a mholadh chun teacht ar chomhaid den sórt.

B’fhéidir go mbeifí ábalta, murar féidir an comhad a aimsiú nó má tá sé scriosta, an comhad iomlán nó cuid de a chur le chéile arís más ón gcomhlacht poiblí a tháinig ábhar an chomhaid. Braitheann sé ar imthosca an cháis an mbeadh sé sin de dhíth nó úsáideach (ó thaobh an iarrthóra de). Má bhí comhfhreagras le comhlacht poiblí eile b’fhéidir go mbeadh sé indéanta cóipeanna de roinnt de na taifid a fháil nó uimhreacha tagartha a aithint a chuideodh leis an gcuardach.

(4) A mheabhrú ar tógadh na taifid d’aon turas.

Má bhíonn aon amhras ann go ndeachthas i ngar do na taifid d’aon turas, is cóir an cás a chur faoi bhráid an Imscrúdaitheora Shinsearaigh sula ndéantar aon phlé faoi leis an gcomhlacht poiblí. I gcásanna den sórt d’fhéadfadh go molfadh an tImscrúdaitheoir Inmheánach don Choimisinéir a thuilleadh beart a ghlacadh ina thaobh.

(5) Dul i gcomhairle leis an iarrthóir

I roinnt cásanna b’fhéidir gur chuí dul i gcomhairle leis an iarrthóir go luath. Bíonn sé seo i gceist go háirithe nuair a líomhnaítear go bhfuil taifid ann ach go bhfuiltear á gceilt. D’fhéadfaí iarraidh ar an iarrthóir cén fáth go gceapann sé/sí go bhfuil taifid den sórt ann nó cúlra a dhéileála/a déileála leis an gcomhlacht poiblí nó aon fhianaise mar uimhreacha tagartha, dátaí agus araile a chabhródh leis an gcuardach, a thabhairt le fios. Ní mór a mhíniú gurb é cuspóir ceisteanna den sórt cur ar chumas na hOifige an t-ábhar a phlé níos fearr leis an gcomhlacht poiblí.

(6) Bearta breise de dhíth

D’fhéadfaí teacht ar chonclúid, agus na bearta a thugtar ó (1) go (5) thuas glactha, nár ghlac an comhlacht poiblí gach beart réasúnach agus is cóir iarraidh air bearta breise a ghlacadh. Ní mór é sin a chur i gcrích i scríbinn agus is cóir aon fhreagra a bheith i scríbhinn. Is cóir don fhoireann gan a thuilleadh cuardach a iarraidh go dtí go mbeidh na fíricí iomlána ina seilbh acu, a fhaightear ó thorthaí na mbeart ó (1) go (5) thuas.

Is cóir, go hidéalach gurb é toradh na mbeart breise sin go dtiocfaí ar na taifid nó go dtiocfaí ar an gcinneadh nach féidir na taifid a fháil tar éis gach beart réasúnach a ghlacadh chun teacht ar an taifead. D’fhéadfadh, uaireanta, go dteastódh dul ar ais chuig an gcomhlacht poiblí an dara huair (dá dtiocfaí ar fhianaise nua le linn chúrsa na gcuardach breise mar shampla). Murar féidir teacht ar an taifead (na taifid), agus an obair ó (1) go (6) thuas a bheith críochnaithe, agus go mbíonn an Oifig sásta gur glacadh gach beart réasúnach, is féidir leis an mball foirne atá ag déileáil leis an iarraidh, sula molann sé/sí breith dheiridh, scríobh chuig an iarrthóir chun na céimeanna a thóg an comhlacht poiblí a mhíniú go sonrach agus cén fáth a meastar gur glacadh gach beart réasúnach. B’fhéidir go mbeadh an bealach seo iomchuí dá measfadh an ball foirne aon dóchas a bheith ann go n-aontódh an t-iarrthóir an cás a shocrú ar an mbonn, mar shampla, go ndearnadh cuardach níos déine nó go raibh fianaise ann nach raibh an taifead (na taifid) ann.

Fágtar faoin Imscrúdaitheoir é, an nglactar na bearta a shonraítear ag (1) go (3) thuas i scríbhinn nó trí chasadh le hoifigigh an chomhlachta phoiblí i ngach cás. Ní mór, áfach, d’Imscrúdaitheoirí a chinntiú go bhfaightear deimhniú scríofa ón gcomhlacht poiblí faoi na bearta a glacadh agus faoi aon fhíric iomchuí a cuireadh faoina mbráid sula molann siad breith don Choimisinéir.

Cinntí á ndréachtú

Ceadaíonn Alt 10 (1)(a) do ghéilleadh do dhiúltú mura bhfuil an taifead lena mbaineann ann nó murar féidir teacht air tar éis gach beart réasúnach a ghlacadh chun teacht ar an taifead. Ní iondúil go dtiocfaidh an Coimisinéir ar chinneadh ilchodach nach bhfuil taifead ann nó nach féidir teacht air. I roinnt cásanna b’fhéidir go gcinnfeadh sé/sí nach bhfuil taifead ann ach ní mór fianaise dhíreach dhosháraithe a bheith mar thaca lena chinneadh. Mar shampla is féidir go mbeadh taifead ann uair éigin ach d’fhéadfadh an comhlacht a éileamh go bhfuil sé scriosta. Ghlacfaí le nóta comhaimseartha leis na taifid áirithe sin, ina raibh an taifead iarrtha mar chuid, a insíonn gur scriosadh iad mar fhianaise.

Más rud é go bhfuil fianaise ann go raibh taifead ann uair éigin ach nach féidir teacht air san am i láthair agus nach n-éilíonn an comhlacht poiblí gur scriosadh é agus nach soláthraíonn sé aon fhianaise gur scriosadh é, bíonn cur chuige difriúil de dhíth. I gcás den sórt is é an cinneadh gur gá a dhéanamh nach féidir an taifead a fháil. Nuair is comhad áirithe inaitheanta a bhíonn i gceist is is gá aghaidh a thabhairt ar ábhar an chomhaid áirithe sin. Ag brath, áfach, ar imthosca an cháis, má chinntear nach féidir teacht ar aon taifead ar bith eile d’fhéadfadh go ndéanfadh sé sin cúis.

Back to contents